ФЗ об архивном деле

В общем понимании, архив представляет собой организацию, осуществляющую функции по приему и хранению важной документации. Цель этих функций — ретроспективное использование объектов хранения в будущем. Для регулирования работоспособности таких организаций был создан Федеральный Закон № 125.

Описание закона

Федеральный Закон «Об архивном деле в Российской Федерации» был принят депутатами Государственной Думы 1 октября 2004 года, и почти две недели спустя (13 октября) он был утвержден Советом Федерации. В законную силу ФЗ № 125 вступил 22 октября 2004 года.

Федеральный Закон №125 регулирует отношения, связанные с документацией. В частности обуславливает порядок организации хранения, комплектования, учета и использования бумаг Архивного фонда России, также и иных важных бумаг, независимо от их форм собственности. Правовые нормы рассматриваемого закона распространяются на отношения, касающиеся управления архивным делом в интересах граждан, общества и государства.

В России Архивный фонд был создан для хранения совокупности документов. По закону, находящиеся там документы:

• отражают материальную и духовную жизнь населения;
• все бумаги обладают значимостью — исторической, научной, социальной, экономической, политической, культурной;
• все объекты хранения являются неотъемлемой частью историко-культурного наследия нашей страны;
• относятся к информационным ресурсам, поэтому и надлежит их хранить в данном фонде.

В соответствии с законом, чтобы документ поступил на хранение в архив, он должен пройти специальную экспертизу (статья 6). На основании мнения экспертов может быть выявлена их ценность. Согласно закону, проведение подобного рода анализа положено только в специализированных учреждениях.

Все совершаемые действия с подобными ценностями должны проводиться только в соответствии с настоящим законодательным актом. По последним статистическим данным в архиве насчитывается более 500 мл. единиц, находящихся на разных носителях.

В настоящий закон были внесены изменения 2 марта 2016 года на основании ФЗ №43.

Основное в ФЗ 125

Настоящий Федеральный Закон состоит из 9 глав и 32 статей:

• Глава 1 — содержит общие положения — понятия, применяемые в законе, предмет регулирования и так далее;
• Глава 2 — включает в себя положения, касающиеся Архивного фонда РФ, содержит условия, по которым документы попадают на хранение;
• Глава 3 — описаны положения, осуществляющие управление фондом, также описаны условия финансирования;
• Глава 4 — обуславливает правила хранения и учета бумаг;
• Глава 5 — содержит порядок комплектования архивных документов и сроки хранения;
• Глава 6 — указывает на категорию лиц, имеющих доступ к архиву и правила использования бумаг;
• Глава 7 — отражает критерии ответственности за нарушение норм настоящего закона;
• Глава 8 — данная глава содержит положения о международном сотрудничестве — правила ввоза и вывоза архивных документов, также правила перевозки их копий;
• Глава 9 — отражает заключительные положения рассматриваемого закона.

Основным предназначением Архивного фонда по 125 ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» является принятие на хранение документов, независимо от:

• источника происхождения;
• метода создания;
• вида носителя;
• форм собственности.

Сдача актов в архив

По закону, перед сдачей документов на хранение в архив, необходимо их подготовить. Порядок передачи включает:

• проведение экспертизы, для выявления научной и практической ценности объектов сдачи;
• оформление дел;
• составление отчета об описании актов постоянного и долговременного хранения;
• предоставление сохранности;
• сдача документов в архив.

Завершается процедура передачи бумаг действиями работников фонда:

• подшивают акт приема-передачи в дело;
• располагают принятые объекты на стеллажах;
• проставляют отметку в топографических указателях о размещении дел.

По закону, все акты направляются в Архивный фонд по истечению периода их хранения в архиве организации или учреждения.

Срок хранения документов

Период хранения документации устанавливается федеральными законами и нормативными правовыми актами РФ. По настоящему закону, период хранения бумаг считается с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством.

По ФЗ №125 устанавливаются следующие сроки хранения:

1. Для документов государственных органов власти (прокуратуры, Центрального Банка, Центральной Избирательной комиссии, Счетной палаты) и для внебюджетных фондов государственных корпораций — 15 лет;
2. Для актов органов местного самоуправления и муниципальных учреждений — 5 лет;
3. В зависимости от вида документа, срок хранения следующий:

• записи актов гражданского состояния — 100 лет;
• акты нотариальных действий и акты о приватизации жилищных фондов — 75 лет;
• проектная документация по капитальному строительству — 20 л.;
• технологическая документация — 20 л.;
• промышленный образец, патент на изобретение — 20 л.;
• научные документы — 15 л.;
• кино- и фотодокументов — 5 л.;
• видео- и фонодокументов — 3 года.

Сколько документы должны храниться в архиве, указано в статьях 21.1 — 22.1 закона об архивном деле.

Доступ к архивам согласно 125 ФЗ

24 статья Федерального Закона №125 об архивном деле содержит правила, позволяющие получить доступ к интересующим документам. Процедура получения доступа:

• пользователь обеспечивается архивными бумагами справочно-поисковых средств и информацией об этих средствах;
• пользователь обеспечивается копиями или оригиналами запрашиваемых документов, также и на электронных носителях;
• пользователю предоставляется возможность сделать копии этих документов.

Согласно п 2 ст 24 ФЗ №125 — условия и процедура доступа к архивным актам, находящимся в собственности, определяется самим собственником. Исключение составляют архивные акты, доступность которых регулируется законами РФ.

Статья 25 настоящего Федерального Закона об архивном деле регламентирует правила по ограничению доступа к просмотру хранящихся бумаг. Ограничение ставится в соответствии с:

• международным договором РФ;
• законодательством России;
• распоряжением владельца бумаг.

А что вы знаете о 75 ФЗ о Негосударственных Пенсионных Фондах? Подробности по ссылке:

Скачать

Пользователями Архивного Фонда могут быть физические и юридические лица. После предоставления им доступа к интересующим их документам (оригиналам, копиям), они обязываются соблюдать сохранность изучаемого объекта. Работники фонда вправе заключать с пользователями соглашение об использовании актов. При нарушении условий соглашения, пользователь несет ответственность.

Чтобы знать все правила пользования архивными документами, стоит подробно рассмотреть положения ФЗ №125. Скачать ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»в последней редакции можно по ссылке.

Последние изменения ФЗ об архивном деле

Федеральный закон об архивном деле претерпел внесение изменений 2 марта 2016 года. Дополнения и поправки внесли депутаты Государственной Думы в 5 главу ФЗ 125.

Статья 22 

Положения данной статьи описывают сроки временного хранения документов в Архивном фонде. Внесенные изменения были оформлены согласно ФЗ №43, который содержит информацию: в подпункте «б» пункта 4 статьи 22 слова «документов по личному составу,» исключить. 

Ст 22.1

Также 2 марта 2016 года было принято решение о внесении дополнения, в качестве статьи 22.1. В настоящем законе об архивном деле в ст 22.1, есть некоторая особенность в хранении документации по личному составу при окончании делопроизводства:

• до 1 января 2003 — 75 лет;
• после 1 января 2003 — 50 л;
• 75 хранятся акты граждан, прошедших военную службу, которая не является государственной гражданской службой.

Ст 27

Данная статья описывает ответственность граждан за нарушение закона об архивном деле в России. Ее положения гласят, что юридические лица, должностные лица и граждане, нарушившие законодательные нормы при изучении и рассмотрении документации, несут ответственность:

• гражданско-правовую;
• административную;
• уголовную.

С момента издания настоящего закона об архивном деле, в ст 27 изменения не вносились.